Participation and voting via the internet – Συμμετοχη και ψηφοφορια μεσω internet

A) Participation and voting via the internet

The Company provides to its Shareholders who are eligible to participate in the Ordinary Annual General Meeting of 27.06.2013, the opportunity to do so through the internet, by live audio and video broadcast (webcast). In order to do so, such shareholders must:

1. By Wednesday, June 26, 2013 and at 14.00 Greece time at the latest, any eligible as above shareholder must send to the emails addresses of the Company xenia.petroutsa@maillis.com and christina.kavvadia@maillis.com an email message, which must include a scanned, colored copy of his/her Passport or identity card and (i) the first and last names of the shareholder (ii) the code of his/her ledger and account number with the Dematerialized Securities System (iii) his/her number of shares (iv) his/her email address (v) in case of legal entities, the name and surname of its representative/s – who has/have been previously communicated to the Company by June 24, 2013 at the latest, i.e. the third day prior to the date of the General Meeting as per the Invitation to the Annual Ordinary General Meeting for the year 2013 dated 03.06.2013 – must also be declared and the scanned colored copy of such representative/s passport or identity card must also be sent by means of the above email message. In case of non compliance with above deadline for communication of its representative/s, the legal entity/shareholder may participate in the General Meeting after the Meeting will have authorized it to do so.

2. On the same as above day, the Company, after checking above legalization documents, will send to the email address communicated as above by the shareholder, an email message containing (i) confirmation of the shareholder’s participation (ii) the Webcast details such as the internet address (link) and pass code, which the shareholder, or in case of legal entities, their representative/s, will access in order to follow and participate in the General Meeting.

3. On June 27, 2013 and at 11.00 Greece time, the shareholders may connect to the above link, where they will be asked to enter in the field PASS CODE the herein pass code referenced above under 2. Registration information is required and all fields must be completed using IN LATIN CHARACTERS. PLEASE NOTE the field “EMAIL ADDRESS” must contain the email address communicated as above under1. In the field “COMPANY”, the shareholder physical person must enter “Private Investor”, whilst for the shareholder legal entity its representative must enter the name of such legal entity.

4. Following the registration, the shareholders may participate via live audio/video webcast in the General Meeting. The relevant user interface will allow the participants to submit written questions through the selection “LIVE FEEDBACK”. Such questions must be submitted using Latin characters or in English.

5. VOTING: During voting session, by accessing the selection “VOTING” the shareholders will be able to vote. The vote must be written in the following form using Latin characters or in English: “number of item of the agenda / YES or NO or in case of abstain, A“, for example “1:YES”.

6. Participation in the General Meeting via the telephone: In case of loss of audio/video connection or audio or problems of the audio webcast, the shareholders will be able to participate through audio Conference- telephone connection, by calling to the phone number, which will be communicated to them via the email message of the Company mentioned above under 2.

B) Voting by electronic or postal correspondence.

The Shareholders who are eligible to participate and vote in the Ordinary Annual General Meeting of 27.06.2013, may also vote by electronic or postal correspondence, as follows:

1) Vote by electronic correspondence
Any eligible for participation and voting in above General Meeting Shareholder, who wishes to vote by electronic correspondence must see that , by June 27, 2013 and until the commencement of the Annual Ordinary General Meeting i.e. until 11.00 in the morning, Greece time at the latest, an email message containing the below mentioned documentation and information has been sent and received by the Company to the email addresses xenia.petroutsa@maillis.com and christina.kavvadia@maillis.com: i) a scanned, colored copy of his/hers passport or identity card, ii) first and last names, iii) the code of his/hers ledger and account number with the Dematerialized Securities System, iv) his/hers number of shares, v) scanned, colored, dully filled in and signed the attached ballot paper, vi) in the case of legal entities, the above ballot paper must be signed by its legal representative/s, who have been duly and timely communicated to the Company at the latest by June 24, 2013, i.e. the third day prior to the date of the General Meeting and as per the Invitation to the Annual Ordinary General Meeting for the year 2013 dated 03.06.2013. Furthermore, the scanned, colored copy of passport or identity card of such representative/s must also be sent. In case of non compliance with above deadline for communication of its representative/s, the legal entity/shareholder may participate in the General Meeting after the Meeting will have authorized it to do so.

SHAREHOLDERS WHO WILL VOTE AS ABOVE ARE KINDLY REQUESTED TO CONFIRM THAT THEIR ABOVE EMAIL MESSAGE HAS BEEN SUCCESSFULLY AND IN TIME RECEIVED BY THE COMPANY.

2) Vote by postal correspondence
Any eligible for participation and voting in above General Meeting Shareholder, who wishes to vote by postal correspondence must see that, by June 27, 2013 and until the commencement of the Annual Ordinary General Meeting i.e. until 11.00 in the morning, Greece time at the latest, the attached ballot paper, duly filled in and signed and a photocopy of his/hers passport or identity card have been sent by courier or registered mail with proof of delivery and received by the Company to the address “MJ MAILLIS SA, INVESTORS RELATIONS DEPARTMENT, 7, Kavalieratou Taki street, 14564 Kifissia Attiki, GREECE” and with the indication “ANNUAL GENERAL MEETING OF 27.06.2013″. In the case of legal entities, the above ballot paper must be signed by its legal representative/s, who have been duly and timely communicated to the Company at the latest by June 24, 2013, i.e. the third day prior to the date of the General Meeting and as per the Invitation to the Annual Ordinary General Meeting for the year 2013 dated 03.06.2013. Furthermore, the copy of passport or identity card of such representative/s must also be sent. In case of non compliance with above deadline for communication of its representative/s, the legal entity/shareholder may participate in the General Meeting after the Meeting will have authorized it to do so.

SHAREHOLDERS WHO WILL VOTE AS ABOVE ARE KINDLY REQUESTED TO CONFIRM THAT THE REVEVANT MAIL HAS BEEN SUCCESSFULLY AND IN TIME RECEIVED BY THE COMPANY.

A) Συμμετοχή και ψηφοφορία μέσω internet

Παρέχεται η δυνατότητα συμμετοχής στη ΓΣ μέσω internet, με ζωντανή αναμετάδοση ήχου και εικόνας. Προκειμένου οι δικαιούμενοι να συμμετάσχουν στην ΤΓΣ 27.06.2013 μέτοχοι να συμμετάσχουν κατά τα ανωτέρω θα πρέπει:

1. Το αργότερο έως την Τετάρτη, 26 Ιουνίου 2013 και ώρα Ελλάδας 14.00, κάθε δικαιούμενος να συμμετάσχει στη ΓΣ 27.06.2013 μέτοχος θα πρέπει να αποστείλει στην Εταιρεία και στις ηλεκτρονικές δ/νσεις xenia.petroutsa@maillis.com και christina.kavvadia@maillis.com ηλεκτρονικό μήνυμα το οποίο να περιέχει σκαναρισμένο έγχρωμο διαβατήριο ή δελτίο ταυτότητας αυτού και με το οποίο να δηλώνει (ι) το ονοματεπώνυμό του (ιι) τον κωδικό μερίδας και λογαριασμού στο ΣΑΤ (ιιι) τον αριθμό των μετοχών αυτού και (ιv) διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) (, (v) εφ’ όσον πρόκειται για νομικό πρόσωπο, πρέπει επιπλέον να δηλωθούν το ονοματεπώνυμο του/των εκπροσώπου/πων του που έχει/ουν ήδη γνωστοποιηθεί στην Εταιρεία το αργότερο την 24η Ιουνίου 2013, ήτοι την τρίτη (3η) ημέρα πριν από τη συνεδρίαση της Γενικής Συνέλευσης κατά τα οριζόμενα στην από 03.06.2013 Πρόσκληση της ανωτέρω ΤΓΣ και να αποσταλεί το σκαναρισμένο έγχρωμο διαβατήριο ή δελτίο ταυτότητας αυτού. Σε περίπτωση εκπρόθεσμης γνωστοποίησης των εκπροσώπων του, το νομικό πρόσωπο θα μπορεί να μετέχει στη συνεδρίαση, κατόπιν άδειας της Γενικής Συνέλευσης.

2. Η εταιρεία, αφού ελέγξει τα ανωτέρω νομιμοποιητικά, θα αποστείλει αυθημερόν στην ανωτέρω δηλούμενη δ/νση ηλεκτρονικό μήνυμα με (ι) επιβεβαίωση της συμμετοχής, (ιι) λεπτομέρειες σχετικά με την διαδικτυακή αναμετάδοση της Συνέλευσης, όπως την ηλεκτρονική διεύθυνση (link) και τον κωδικό εισόδου, με τα οποία θα πρέπει να συνδεθεί ο μέτοχος ή εφόσον πρόκειται για νομικό πρόσωπο, ο πληρεξούσιος αυτού προκειμένου να παρακολουθήσει και συμμετάσχει στη ΓΣ .

3. Την 27η Ιουνίου 2013 και ώρα 11.00 Ελλάδας, οι μέτοχοι θα εισέρχονται στο ανωτέρω link, όπου θα τους ζητείται να πληκτρολογήσουν στο πεδίο PASS CODE τον ανωτέρω υπό 2 κωδικό εισόδου. Αφού συνδεθούν, οι μέτοχοι θα πρέπει να δηλώσουν εγγράφως τα στοιχεία τους στα σχετικά πεδία, τα οποία πρέπει να συμπληρωθούν στο σύνολό τους και με λατινικούς χαρακτήρες. ΠΡΟΣΟΧΗ: Στο πεδίο EMAIL ADDRESS πρέπει να αναγραφεί η κατά τα ανωτέρω υπό 1 δηλωθείσα στην Εταιρεία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στο πεδίο COMPANY, o μέτοχος – φυσικό πρόσωπο θα πληκτρολογεί τις λέξεις “Private Investor”, ενώ ο μέτοχος – νομικό πρόσωπο την επωνυμία του.

4. Με την κατά τα ανωτέρω σύνδεση και δήλωση των στοιχείων τους, οι μέτοχοι θα δύνανται να λαμβάνουν ήχο και εικόνα ζωντανά από το χώρο της Γενικής Συνέλευσης. Μέσω της επιλογής “LIVE FEED BACK” που θα εμφανίζεται στην οθόνη τους, θα παρέχεται στους μετόχους η δυνατότητα υποβολής γραπτών ερωτημάτων, χρησιμοποιώντας λατινικούς χαρακτήρες ή αγγλική γλώσσα..

5. ΨΗΦΟΦΟΡΙΑ: Μέσω της επιλογής “VOTING” οι μέτοχοι δύνανται να ψηφίσουν κατά την ώρα της ψηφοφορίας. Η ψήφος θα πρέπει να διατυπώνεται ως εξής με λατινικούς χαρακτήρες ή στην αγγλική γλώσσα : ” αριθμός θέματος / YES για θετική ψήφο ή ΝΟ για αρνητική ή Α για αποχή” π.χ. ” 1: ΥΕS”.

6. Συμμετοχή στη Γενική Συνέλευση μέσω τηλεφώνου: Σε περίπτωση απώλειας σύνδεσης με τη διαδικτυακή αναμετάδοση ή ήχου ή προβλήματος στον ήχο, οι μέτοχοι θα έχουν την δυνατότητα να καλούν σε τηλεφωνικό αριθμό, που θα τους γνωστοποιηθεί επίσης με το ανωτέρω υπό 2 ηλεκτρονικό μήνυμα της εταιρείας, ώστε να συμμετάσχουν μέσω τηλεφώνου.

Β) Ψηφοφορία με ηλεκτρονική ή ταχυδρομική αλληλογραφία

Οι δικαιούμενοι συμμετοχής και ψήφου στην ΤΓΣ της 27.06.2013 δύνανται να ψηφίσουν με ηλεκτρονική ή ταχυδρομική αλληλογραφία, ως εξής:

1) Ψήφος με ηλεκτρονική αλληλογραφία
Το αργότερο μέχρι την 27η Ιουνίου 2013 και έως την έναρξη της συνεδρίασης της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης ήτοι έως την 11.00 πρωινή ώρα Ελλάδας, κάθε δικαιούμενος συμμετοχής και ψήφου στη ΓΣ 27.06.2013 μέτοχος που επιθυμεί να ψηφίσει με ηλεκτρονική αλληλογραφία θα πρέπει να μεριμνήσει ώστε να έχει αποστείλει και να έχει παραληφθεί από την Εταιρεία, στις ηλεκτρονικές δ/νσεις xenia.petroutsa@maillis.com και christina.kavvadia@maillis.com ηλεκτρονικό μήνυμα το οποίο να περιέχει (ι) σκαναρισμένο έγχρωμο διαβατήριο ή δελτίο ταυτότητας αυτού και με το οποίο να δηλώνει (ιι) το ονοματεπώνυμό του (ιιι) τον κωδικό μερίδας και λογαριασμού του στο ΣΑΤ (ιv) τον αριθμό των μετοχών αυτού και (v) σκαναρισμένο έγχρωμο το συνημμένο ψηφοδέλτιο, συμπληρωμένο και υπογεγραμμένο, (vι) εφ’ όσον πρόκειται για νομικό πρόσωπο, πρέπει το ψηφοδέλτιο να υπογράφεται από τον/τους νόμιμο/υς εκπροσώπο/υς του που έχει/ουν ήδη γνωστοποιηθεί στην Εταιρεία το αργότερο έως την 24η Ιουνίου 2013, ήτοι την τρίτη (3η) ημέρα πριν από τη συνεδρίαση της Γενικής Συνέλευσης κατά τα οριζόμενα στη από 03.06.2013 Πρόσκληση της ανωτέρω ΤΓΣ και να σταλεί το σκαναρισμένο έγχρωμο διαβατήριο ή δελτίο ταυτότητας αυτού/ων. Σε περίπτωση εκπρόθεσμης γνωστοποίησης των εκπροσώπων του, το νομικό πρόσωπο θα μπορεί να μετέχει στη συνεδρίαση, κατόπιν άδειας της Γενικής Συνέλευσης.

ΠΑΡΑΚΑΛΟΥΝΤΑΙ οι κ.κ. μέτοχοι που θα ψηφίσουν κατά τα ανωτέρω να μεριμνούν για την επιβεβαίωση της επιτυχούς και έγκαιρης παραλαβής από την Εταιρεία του ανωτέρω ηλεκτρονικού μηνύματός αυτών.

2) Ψήφος με ταχυδρομική αλληλογραφία
Το αργότερο μέχρι την 27η Ιουνίου 2013 και έως την έναρξη της συνεδρίασης της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης ήτοι έως την 11.00 πρωινή ώρα Ελλάδας,
κάθε δικαιούμενος συμμετοχής και ψήφου στη ΓΣ 27.06.2013 μέτοχος που επιθυμεί να ψηφίσει με ηλεκτρονική αλληλογραφία θα πρέπει να μεριμνήσει ώστε να έχει αποστείλει και να έχει παραληφθεί από την Εταιρεία, με συστημένη επί αποδείξη ή με κούριερ επιστολή στη δ/νση “Μ.Ι. ΜΑΪΛΛΗΣ ΑΕΒΕ, Τμήμα Επενδυτικών Σχέσεων, Καβαλιεράτου Τάκη 7, 14564 Κηφισιά Αττικής” και με την ένδειξη “ΤΑΚΤΙΚΗ ΓΕΝΙΚΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ ΤΗΣ 27.06.2013″ το συνημμένο ψηφοδέλτιο, συμπληρωμένο και νομίμως υπογεγραμμένο και φωτοτυπία του διαβατηρίου ή δελτίου ταυτότητας αυτού. Εφ’ όσον πρόκειται για νομικό πρόσωπο, πρέπει το ψηφοδέλτιο να υπογράφεται από τον/τους νόμιμο/υς εκπροσώπο/υς του που έχει/ουν ήδη γνωστοποιηθεί στην Εταιρεία το αργότερο έως την 24η Ιουνίου 2013, ήτοι την τρίτη (3η) ημέρα πριν από τη συνεδρίαση της Γενικής Συνέλευσης κατά τα οριζόμενα στη από 03.06.2013 Πρόσκληση της ανωτέρω ΤΓΣ και να σταλεί και το σκαναρισμένο έγχρωμο διαβατήριο ή δελτίο ταυτότητας αυτού/ων. Σε περίπτωση εκπρόθεσμης γνωστοποίησης των εκπροσώπων του, το νομικό πρόσωπο θα μπορεί να μετέχει στη συνεδρίαση, κατόπιν άδειας της Γενικής Συνέλευσης.

ΠΑΡΑΚΑΛΟΥΝΤΑΙ οι κ.κ. μέτοχοι που θα ψηφίσουν κατά τα ανωτέρω να μεριμνούν για την επιβεβαίωση της επιτυχούς και έγκαιρης παραλαβής από την Εταιρεία της ανωτέρω επιστολής αυτών.